svoboda v pohybu
Osobní údaje při spolupráci
Informace pro dospělé klienty i zákonné zástupce dětí.
Lenka Čiháková, IČO 14173506, sídlo Kalská 1231, 190 16 Praha 9 – Újezd nad Lesy. Kontakt pro otázky, práva a odvolání: svobodavpohybu@gmail.com, 739 289 324.
Proč údaje používám
| Účel | Údaje a právní základ |
|---|---|
| Poptávky, objednávky a lekce | Jméno, kontakty, služba, termíny, platba a obsah potřebné domluvy: jednání o smlouvě a plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR. Obecné nesmluvní dotazy: oprávněný zájem na vyřízení komunikace, čl. 6 odst. 1 písm. f. |
| Faktury a evidence příjmů/pohledávek | Jen potřebné fakturační a platební údaje pro zákonné povinnosti, čl. 6 odst. 1 písm. c. Nejsem plátcem DPH, uplatňuji výdaje procentem z příjmů. |
| Doložení a ochrana práv | Nezbytné smluvní podklady a komunikace pro konkrétní nároky, oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f. |
| Zdravotní poznámky a zvolená elektronická podpora | Pouze omezení, potíže a doporučení relevantní pro cvičení, samostatný výslovný souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a a čl. 9 odst. 2 písm. a. Ne pro reklamu. |
| Pracovní video klienta | Konkrétní dobrovolný záznam pro nácvik a domácí cvičení, čl. 6 odst. 1 písm. a a svolení k podobizně; při zdravotním obsahu navíc čl. 9 odst. 2 písm. a. |
| Zvolené fotografie/videa a konkrétní recenze pro prezentaci | Samostatný dobrovolný souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a a potřebné svolení či licence. Recenze a kanály se volí zvlášť; formulář nepokrývá zdravotní údaje. |
Bez nezbytných údajů nemusí být možné objednávku vyřídit. Zdravotní, video a marketingové volby jsou oddělené a dobrovolné. U zdravotních údajů podle možností společně domluvíme bezpečný průběh bez záznamů. Natáčení není podmínkou lekcí, lze vysvětlit cviky jinak. Za odmítnutí či odvolání není sankce.
Děti a předávání
Běžně eviduji jméno a věk dítěte, kontakt zástupce a potřebnou domluvu o doprovodu, vyzvednutí či samostatném odchodu. Oprávněný zástupce objednává službu a jedná za dítě; údaje dítěte potřebné pro smlouvu zpracovávám podle čl. 6 odst. 1 písm. b, údaje zástupce či pověřené osoby potřebné pro bezpečné předání podle oprávněného zájmu na organizaci a bezpečnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f), podle jejich smluvní role také písm. b. Pověřenou osobu o použití jejích údajů informuji, pokud je získám od zástupce, v zákonné lhůtě, nejpozději při prvním kontaktu; může získat tyto informace.
Přesné datum narození, rodné číslo, kopii průkazu a úplnou adresu dítěte nepožaduji automaticky. Zdravotní informace a záznamy mají samostatné souhlasové volby, respektuji také přání dítěte podle věku. Při pochybnosti o zastoupení nejprve situaci vyjasním.
Papír a elektronická komunikace
Zdravotní dotazníky a poznámky jsou jen na papíře v zamčené skříni u mě doma, klíč mám pouze já. Nedigitalizuji je. Lékařské zprávy neposílejte elektronicky; relevantní dokument osobně prohlédnu a ihned vrátím, bez kopie či fotografie. Zapíšu jen potřebná omezení a doporučení podle zdravotního souhlasu. Nevyžádaný elektronický dokument nešířím a bezpečně odstraním bez zbytečného odkladu, kromě konkrétně odůvodněného nezbytného uchování. Zákaz zasílání nezbavuje správkyni povinností ochrany přijatých údajů.
Používám Gmail pro domluvu a běžný WhatsApp na telefonu a počítači bez zálohy WhatsAppu. Zvolená elektronická podpora může obsahovat zdravotní text, hlasové zprávy a videa, pouze pro uvedený účel a na základě odpovídajícího souhlasu. Pouhé zaslání zprávy souhlas nenahrazuje.
Přednostně lze natočit ukázku lektorky či klienta pouze na telefon klienta/zástupce bez vlastní kopie. U záznamu na mém telefonu může vzniknout kopie v galerii a WhatsAppu. Galerie se zálohuje do Google Fotek; u klientského pracovního záznamu tuto kopii umožním jen s konkrétní volbou klienta a zdravotním souhlasem, pokud je potřeba. Bez volby zálohu záznamu technicky zablokuji nebo použijeme klientův telefon. Stejná pravidla se týkají uloženého klientem zaslaného videa.
Videohovory nenahrávám. WhatsApp hovory se řídí zvoleným režimem podpory. Google Meet je zatím plánovaný; před prvním použitím vás informuji o poskytovateli a rozsahu, při zdravotním obsahu se řeší odpovídající výslovný souhlas. Google Disk zatím nepoužívám pro klientské úložiště; před případným zavedením aktualizuji informace. Reklamní e-maily a recenze jsou zatím plánované; rozesílka začne až po zavedení popsaného dobrovolného režimu, snadného odhlášení a informování o konkrétním rozesílacím nástroji.
Jak dlouho údaje uchovávám
| Podklady | Doba nebo pravidlo |
|---|---|
| Nezávazná poptávka bez objednávky/nároku | Při výslovném odmítnutí po uzavření komunikace; při nečinnosti po 30 dnech od poslední komunikace. |
| Běžná klientská evidence | Po dobu spolupráce; nezbytné smluvní podklady zpravidla tři roky po skončení pro doložení práv, při konkrétním nároku podle nezbytné doby. |
| Papírové zdravotní poznámky, zdravotní obsah zpráv a pracovní videa | Bez zbytečného odkladu odstranit po ukončení spolupráce nebo dřívějším odvolání příslušného souhlasu. |
| Zvolená propagace/recenze | Tři roky od podpisu nebo do dřívějšího odvolání; u dítěte nejdéle do zletilosti. Poté ukončit použití a odstranit vlastní podklady. |
| Doklad o souhlasu bez nepotřebného zdravotního obsahu | Tři roky po skončení pro doložení zákonnosti; konkrétní spor po nezbytnou dobu, čl. 6 odst. 1 písm. f. |
| Faktury a evidence příjmů/pohledávek | Po dobu potřebnou k prokázání daně, do uplynutí lhůty pro její stanovení. Základní tříletá lhůta běží zpravidla od termínu přiznání a může se zákonně prodloužit; nejde o tři roky od faktury. Případné další konkrétní zákonné důvody nebo nárok mohou vyžadovat další uchování. |
Nezbytné zdravotní údaje ke konkrétnímu právnímu nároku lze uchovat odděleně podle čl. 9 odst. 2 písm. f GDPR a příslušného důvodu čl. 6; nejde o uchování celé dokumentace pro hypotetický spor. Důvod a nezbytnou dobu přezkoumám a po jejich odpadnutí odstraním.
Výmaz vlastních pracovních kopií zahrnuje telefon a jeho koš, Google Fotky a koš, vlastní WhatsApp konverzaci a stažené soubory v počítači. Kopie klientů a veřejnosti nemám pod výlučnou kontrolou. Nelze slibovat okamžité fyzické odstranění všech provozních záloh poskytovatelů; jejich doběh se řídí jejich podmínkami. Při skončení marketingového použití zastavím další distribuci tiskovin, již rozdané výtisky nelze běžně vzít zpět.
Faktury vystavuji v My Air a evidenci vedu sama bez externí účetní. Doklady ukládám po dobu potřebnou pro zákonné povinnosti; přístup k nim omezuji na nezbytný rozsah.
Poskytovatelé a předávání
- Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko: Gmail a Google Fotky; https://policies.google.com/privacy?hl=cs. Pro vlastní zpracování popsané v zásadách působí jako správce; neoznačuji automaticky všechny služby za svého zpracovatele.
- WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irsko: komunikace a hovory; https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Koncově šifrované zprávy neznamenají, že služba nezpracovává žádné další údaje.
- Air Bank a.s., IČO 29045371, Evropská 2690/17, 160 00 Praha 6: fakturace a platby; https://www.airbank.cz/zpracovani-osobnich-udaju/. Pro fakturační zpracování dle příslušných podmínek zpracovatel, vlastní bankovní povinnosti mají samostatný režim.
- Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA: provoz a zabezpečení webu; https://www.cloudflare.com/policies/privacy/, zákaznické zpracovatelské podmínky https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/. Pro zákaznické zpracování podle smlouvy zpracovatel, vlastní účely samostatné.
- Při výslovně zvoleném zveřejnění Meta Platforms Ireland Limited, Facebook/Instagram; https://www.facebook.com/privacy/policy/. Veřejné materiály získává také veřejnost. Konkrétní kanál určuje souhlas. Při tiskových zakázkách příslušnou tiskárnu s osobními údaji vymezím před předáním.
Google, WhatsApp a Cloudflare popisují globální zpracování a relevantní předání mimo EHP, zejména do USA. Používají rozhodnutí o odpovídající ochraně včetně EU–US Data Privacy Framework pro příslušná certifikovaná předání a standardní smluvní doložky podle situace. Informace a cestu ke kopiím záruk najdete na https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=cs, v sekci předávání zásad WhatsAppu a v DPA Cloudflare. Air Bank připouští pro fakturaci další zpracovatele a případná předání při odpovídající ochraně či vhodných zárukách. Podrobnosti a kopii záruk můžete vyžádat také na mém kontaktu. Souhlas neslouží jako obecná výjimka z povinností při předávání a výběru služeb.
Vaše práva
Za podmínek GDPR máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení a přenositelnost. Proti zpracování podle oprávněného zájmu lze vznést námitku; proti přímému marketingu kdykoliv. Souhlas lze bezplatně kdykoliv odvolat, celý či konkrétní volbu, na mém kontaktu nebo osobně; předchozí zákonnost tím není dotčena. Při vyřizování ověřím totožnost jen přiměřeným způsobem, bez automatického vyžadování kopie průkazu. O žádosti informuji zpravidla do jednoho měsíce; zákonné prodloužení odůvodním a oznámím včas.
Výmaz se nevztahuje na rozsah, který je nutné uchovat ze zákona nebo z jiného platného důvodu. Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, https://uoou.gov.cz/. Lekce a jejich nastavení posuzuji osobně; v mém provozu nejsou údaje využívány k automatizovanému rozhodnutí s právními či obdobně významnými účinky.